Vortrag zu Office 365 auf der ShareConf in Düsseldorf

Ich freue mich am 7.-9. Juni auf der ShareConf in Düsseldorf als Sprecher für das Thema Office 365 zu sein. Insbesondere werde ich auf Neuerungen und daraus resultierende Veränderungen für Enterprise Team Collaboration eingehen. Alle weiteren Infos zur ShareConf gibt’s hier.

Ein weiteres Highlight wird der Vortrag von Marek sein, der sich dem Thema „Business kritische Applikationen mit SharePoint 2010 Workflows“ widmen wird.

Der Artikel ist ebenfall unter „Consultants Digest“ veröffentlicht

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Office 365 und Offline Tools – SharePoint Workspaces

Eines der am wenigsten beachteten Tools in der neuen Office 2010 Familie ist meines Erachtens nach SharePoint Workspaces, mit denen man SharePoint Inhalte offline mitnehmen und bearbeiten kann. Diese Tool ist der Nachfolger von Groove und behebt eine Vielzahl der Schwächen seines Vorgängers. Doch funktioniert das Ganze auch mit den Microsoft Online Services?

Die Antwort ist ja.

Wie es geht  wird im Folgenden beschrieben: Sobald man SharePoint Workspaces öffnet, kann ein neuer Arbeitsbereich angelegt werden, wie es so schön in meinem Deutschen Office heißt. Es werden hier standardmäßig alle bereits bekannten / genutzten SharePoint Seiten angezeigt. Durch das kopieren der URL eine Office 365 SharePoint Online Seite kann diese durch mehrere Schritte eingebunden werden.


Nach dem Eingeben fragt SharePoint Workspaces einmal die Credentials für die Microsoft Online Services ab. Anschließend kann für alle Listen und Bibliotheken bestimmt werden wie die Synchronisation erfolgen soll. Diese Einstellungen können zu jeden späteren Zeitpunkt wieder geändert werden.


Die folgende Initiale Synchronisation kann eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. Danach stehen die Dokumente Offline zur Verfügung und können verwendet werden.


Auch der Upload von Dokumenten über SharePoint Workspaces in Office 365 ist problemlos möglich.

Alle reden von der Wolke…

… aber welche Arten von Wolken gibt es und wie ordnen sich die Microsoft Online Services in die Cloud Welt ein? Wie im „richtigen“ Leben gibt es verschiedene Arten von Cloud Computing:

Infrastructure as a Service: Generell wird bei IaaS die gesamte Infrastruktur zur Verfügung gestellt, insbesondere Backup- oder Archivierungssysteme. Das Unternehmen kann auf eine Auswahl virtueller Umgebungen wie Rechenkapazität, Hardware, virtuelle Maschinen mit Betriebssystemen und Desktops zugreifen. Der große Vorteil gegenüber klassischen In-House-Rechenzentren ist die einfache Skalierbarkeit. Ein klassischer Anbieter von IaaS ist beispielsweise Amazon mit seinen Diensten AWS oder Joynet, die Teile von Facebook und LinkedIn, das anglophone Pendant von XING, hosten.

Platform as a Service: Diese Cloud-Plattformen dienen der Errichtung von IT-Applikationen und deren Hosting. Zusätzlich umfasst PaaS die Bereitstellung von Softwaresystemen wie Datenbanken, Application-Servern und darauf laufenden Services. Bekannte Anbieter sind Google mit der Google App Engine (GAE) oder Microsoft mit der Azure-Plattform.

Software as a Service: Bei SaaS wird die Software von einem Dienstleister entwickelt und betrieben. Der Endnutzer braucht nur einen entsprechenden Zugang für den Zugriff auf die bereitgestellte Software. Die möglichen Anwendungsgebiete reichen von CRM Systemen bis hin zu File-Exchange-Plattformen. In diesem Bereich bewegen sich Salesforce.com mit seiner CRM-Software  

Microsoft Online Service gehören zu Software as a Service. Kunden können Nutzungbasiert Zugang zu den bereitgestellten Angeboten erwerben. Der Vorteil bei diese Art des Leistungsbezuges ist, dass alle administrativen Tätigkeiten vom Provider, bei Office 365, Microsoft, übernommen werden. Es sind nur geringe Anpassungen an der Software im Sinne von Customizing möglich.

Allerdings ist anzumerken, das durch den Einsatz von Sandboxed Solutions die Grenze hin zu PaaS durch Office 365 aufgeweicht werden.

jQuery -1.5.1 für Office 365

Ich möchte heute ein simples Feature vorstellen, mit dem man ganz einfach und automatisiert das JavaScript Framework #1 jQuery in seine Office 365- SharePoint Seiten einbinden kann.

Aus Sicherheitsgründen, steht bei Office 365 der SharePoint-Root Ordner (14 Hive) mit seinen diversen Unterordnern zur Dateiablage nicht zur Verfügung. Deshalb war es mir wichtig einen zentralen Ort zu finden,

  • in dem ich meine Dateien ablegen kann,
  • jeder Benutzer Zugriff hat (ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand),
  • die Benutzer die Dateien aber nicht offensichtlich sehen können,
  • die Benutzer keine Möglichkeit haben Dateien zu verändern oder gar zu löschen.

Ich habe bei meiner Recherche im Internet verschiedene Lösungen gefunden. Zum Beispiel wurden Dateien einfach in eine zentrale Asset-/ Dokumentenbibliothek kopiert. Dies kann man natürlich machen, man sollte aber immer daran denken alle Benutzer auf diese Bibliothek zu berechtigen. Bei einer anderen Lösung wurden Script- Files in den Root-Masterpage-Ordner kopiert. Besonders elegant erschien mir diese Lösung aber nicht.

Deshalb habe ich mir auf der Site-Root-Ebene einen eigenen zentralen Ordner „_utils“ geschaffen, in dem ich zukünftig alle meine kleinen Helfer „utils“ hinein deployen werde. Dies hat den Vorteil, dass jQuery zentral zur Verfügung steht und immer über die URL /_utils/js/jquery-1.5.1.min.js erreicht werden kann. Desweiteren kann kein normaler User an diesen Ordner über die SharePoint- Benutzeroberfläche gelangen. Dateien können nicht hoch- sondern nur herunter geladen werden. Eine Manipulation (abgesehen über SharePoint Designer) ist damit ausgeschlossen.

Die Lösung im Visualstudio:

Diese Lösung wird die Grundlage für die meisten der folgenden Office 365 Sandbox Solutions von diesem Blog bilden. Deshalb möchte ich kurz auf den Aufbau eingehen, bevor Sie sich die Solution herunterladen und installieren können.

Zum Aufbau:

Die Lösung besteht aus 2 Features:

  1. jQuery_copy und
  2. jQuery_activate

jQuery_copy erstellt den Ordner „_utils“ und kopiert das jQuery- Script File in den Ordner. Den Feature-Receiver habe ich nur hinzugefügt, damit beim Deaktivieren des Features das jQuery- Script File wieder gelöscht wird. Dies ist ein Site-weites Feature und steht somit für die gesamte Office 365 Seite zur Verfügung.

jQuery_activate aktiviert über eine Scriptlink-Custom Action (siehe auch endusersharepoint.com) jQuery in jeder Seite eines Webs. Sie können somit entscheiden, in welcher Office 365 Webseite sie jQuery bereitstellen wollen.

Die Installation:

  1. Laden Sie das Solution-File von der codeplex Seite (hier) herunter.
  2. Fügen Sie das wsp-file Ihrem „Lösungsspeicher“ hinzu, indem Sie die Datei über die Seite http://IhreSeite /_catalogs/solutions/Forms/AllItems.aspx hochladen und aktivieren.

  3. Danach gehen Sie in die Seiteneinstellungen-Featureverwaltung (http:// IhreSeite /_layouts/ManageFeatures.aspx?Scope=Site) und überprüfen ob das Feature „SP2010SB.Office365.jquery-1.5.1 Add jQuery to SharePoint“ aktiviert ist. Wenn nicht aktivieren Sie es bitte.

  4. Nun können Sie auf jeder gewünschten Office 365 Webseite jQuery bereitstellen, indem Sie über die Featureverwaltung (http:// IhreSeite /Unterwebseite/_layouts/ManageFeatures.aspx) das Feature „SP2010SB.Office365.jquery-1.5.1 Activate jQuery at Web“ aktivieren.

Zur Erfolgsüberprüfung können Sie einen Blick in den Source-Code der Seite riskieren. Drücken Sie im IE8 einfach [F12] und schauen Sie in den <head>-Bereich der html-Ansicht. Dort finden Sie dann den Eintrag

<script src=“/_utils/js/jquery-1.5.1.min.js“ type=“text/javascript“></script>

Damit haben Sie erfolgreich die neueste Version von jQuery in Ihre Office 365 Webseite eingebunden.

 

 

Wie verbinde ich meinen Outlook Online mit meiner SharePoint Webseite?

SharePoint Online bietet out-of-the-box eine Reihe sinnvoller Webparts für den Einsatz auf der MySite („Meine Website“) an. So kann man seine Emails checken, seine Termine organisieren und Aufgaben verwalten. Dazu gibt es folgende Webparts:

„Meine Aufgaben“, „Mein Kalender“ und „Mein Posteingang“

  Alle 3 lassen sich ganz einfach mit Outlook/ Exchange Online verbinden. Ich empfehle Ihnen parallel zwei Browsertabs zu öffnen. In dem einen laden Sie Outlook Online, in dem anderen die MySite in Ihrem SharePoint Online.

Öffnen Sie Ihre MySite und klicken bei einem bereits vorhandenen Webpart auf das kleine Dreieck im rechten oberen Bereich. Es erscheint erst, wenn Sie mit der Mouse über einen Bereich des Webparts fahren.

Danach öffnet sich ein Menü und Sie wählen Webpart bearbeiten. Nun verändert sich die Ansicht und Sie können ein neues Webpart auf der Seite einfügen.

Alternativ können Sie auch über Ihr Benutzer- Menü (in der rechten oberen Ecke), auf den Seite-Bearbeiten-Modus kommen.

Klicken Sie nun auf „Webpart hinzufügen“ und wählen Sie aus dem folgenden Dialog „Mein Posteingang“ aus dem Bereich „Outlook Web App“ aus.

Sie sollten jetzt auf Ihrer Webseite ein „Mein Posteingang“ sehen. Klicken Sie auf „Öffnen Sie den Toolbereich“.

Jetzt sind Sie nur noch 3 Schritte von einem funktionierenden Posteingang in Ihrem SharePoint entfernt!

Schritt 1: Kopieren Sie die URL aus Ihrem Outlook Browser-Tab und lassen Sie dabei alles ab und einschließlich dem Fragezeichen weg.

Schritt 2: Fügen Sie diese URL in das Textfeld „E-Mail-Server-Adresse“ ein. Schritt 3: Fügen Sie Ihre E-Mail Adresse in das Textfeld „Postfach“ ein. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. Sollten Sie die Anzeige Ihres Postfaches ändern wollen, öffnen Sie die Webpart Konfiguration noch einmal und ändern die Einstellungen im Bereich Anzeigen. Standardmäßig werden die E-Mails zweizeilig angezeigt.

  Die Einstellungen für „Meine Aufgaben“ und „Mein Kalender“ sind analog den Einstellungen des Posteingang-Webparts.

BPOS Artikel im dot.net Magazin

Im Dot.net Magazin 12.2010 findet man meinen Artikel zum Thema „Wie Enterprise Ready sind die Microsoft Online Services / BPOS“. Der Artikel erläutert die Stärken und Schwächen der aktuelle Version der MS Online Service. Ich persönlich sehe gerade mit der neuen Version (Office 365) großes Potential für Unternehmen.

Wer Interesse an dem Thema hat, den möchte ich auf die XING Gruppe Microsoft Online Service aufmerksam machen.